A közigazgatási informatika integrációjáról III. – „Állj elő vén Márkus”

Az informatikai hálózatok, az internet viharosan növekvő sávszélessége és az elektronikus hitelesítésnek a pénzügyi ágazatban történő hétköznapivá válása lehetővé tette, hogy a vállalkozások jelentős mértékben szakítsanak a papír alapú iratkezeléssel, és napról napra növekvő arányban térjenek át az elektronikus iratok, dokumentumok használatára. Ennek a lépésnek nem „csupán” hatalmas környezetvédelmi jelentősége van (bár ez már önmagában is indokolja bevezetését), de igen nagy mértékben olcsóbbá és gyorsabbá teszi az ügyintézési folyamatokat, hiszen egy jól felépített számítógépes állományban nagyságrendekkel gyorsabban meg lehet találni egy iratot, mint a polcokon. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény pedig már több mint tizenhét (!) éve Magyarországon is kiválóan szabályozza a mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón lévő információ kezelésére vonatkozó eljárásokat, tehát ma már semmi nem állna a közintézmények, önkormányzatok elektronikus úton történő hiteles iratkezelésének az útjába. Ezen az alapon megoldható lenne még a hihetetlen mennyiségű élőmunkát felemésztő jegyzőkönyvek papír alapú rögzítésének a kiváltása is a hitelesített hang illetve mozgókép alapú hiteles jegyzőkönyvezéssel. Gondoljunk bele: közintézményeinkben évente legalább 1-2 millió olyan megbeszélés, tárgyalás, határozathozatal zajlik, amelyről jegyzőkönyveket kell felvenni. Ennek munkaigénye ezernél biztosan több emberévnyi erőforrást köt le, amely probléma nélkül kiváltható lenne egy hitelesített elektronikus kép- és hangrögzítő berendezéssel (… kamerával és számítógéppel).

Az elektronikus aláírásról szóló törvényünk kiválóan meghatározza az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások szabályait is, és meghatározza a fokozott biztonságú, és a minősített elektronikus aláírás követelményeit és jogkövetkezményeit. Tudjuk, hogy az ún. nyilvános kulcsú eljárásokon alapuló elektronikus aláírás garantálhatja, hogy egy elektronikus aláírás kizárólag egy tulajdonoshoz rendelhető, az adott tulajdonos egyértelműen meghatározható, az aláírt információ aláírást követő bármilyen módosítása megállapítható, az aláírás időpontja csatolható, az elektronikus aláírások érvényessége hosszú távon bárki számára garantáltan folyamatosan ellenőrizhető legyen. „Átmeneti”, jó néhány éve tartó bizonytalanságot okoz azonban, és a döntéshozók számára a halogatás ürügyéül szolgál, hogy a nemzetközileg is általánosan elfogadott elektronikus aláírási rendszert hazánkban kiegészíti az ügyfélkapu, és az erre épülő hivatali kapu, amelyek a technológiájukat tekintve ugyancsak nyilvános kulcsú hitelesítés szolgáltatások. Ez az eljárás a független szolgáltatásokat egyetlen keretben valósítja meg, és elrejti a szolgáltatások elkülönülését az ügyfélkapu felhasználója előtt, és megkönnyíti a kevésbé képzett állampolgárok számára annak használatát, de ugyanakkor, bár lehetővé teszi, nehezíti az ügyfélkapu általános célú alkalmazását. Az ügyfélkapu további jellemzője, hogy a használója számára nem teszi könnyen lehetővé az érvényességi lánc nyilvános ellenőrzését, ezért, mint az elektronikus közszolgáltatásokról szóló törvény hivatalos indoklása is tartalmazza, Magyarországon kívüli hitelesítési célú használhatósága erősen kérdéses. Bár jelent pillanatban aligha ez a legjelentősebb gond Magyarországon, de ennek a kettősségnek a fenntartása olyan „hungarikum”, amit el sem lehet magyarázni egy külföldinek, és megoldása ugyancsak jelentős üzemeltetési költségek vállalásától szabadítaná meg a kormányzatot.

Az elektronikusan hitelesített és elektronikusan tárolt iratok esetében a hitelesség hosszú távú megőrzése a jogszabályi előírásokon túl is fontos feladat. Valójában ez fontos feladat lett volna már a papír alapú dokumentumok esetében is, de ma már késő azon töprengeni, hogyan is lehetett volna megőrizni egy ötven vagy hetven évvel ezelőtt aláírással és pecséttel ellátott irat hitelességét, hiszen a legtöbb aláírásnak és pecsétnek ma nincsen, és nem is hozható létre elfogadott hitelesség-ellenőrzési lehetősége. A nagyfelbontású színes nyomtatók korában könnyebb hitelesíteni II. Béla király kézjegyét 1134-ből, mint a pápai jegyzőét 1934-ből. De még ennyire sem kell visszamenni az időben: komoly szakmai felkészülés nélkül még a hatóság hivatalos képviselője sem képes eldönteni, hogy vajon egy gumibélyegző, sőt az ügyvédi szárazpecsét lenyomatát nem egy háromszázezer forintért az interneten bárki által könnyedén beszerezhető géppel hamisított eszközökkel állították-e elő? Az elektronikus iratkezelés esetében azonban ezt a feladatot a jogszabályok hosszú távra kötelezővé teszik, mégpedig az archiválás szolgáltatás keretében, ott a hitelesség biztosítása nem lehet kérdéses. Fontos azt is hangsúlyozni, hogy mivel az elektronikus hitelesítés fogalomrendszere semmiben nem különbözik a nem elektronikus úton történő „klasszikus” hitelesítés fogalomrendszerétől, ezért ezen a területen is részletesen szabályozni kellene a felelősségnek és kártérítésnek a kérdéseit is.

Azt azonban látni kell, hogy a hiteles elektronikus iratkezelés és iratarchiválás elfogadottá tételéhez a közigazgatásban gyökeres szemléletváltás szükséges. Az elektronikus iratkezelésre és iratarchiválásra való áttérés legnagyobb nehézsége, hogy ez gyakorlatilag minden intézményi munkafolyamatot és minden munkavállalót érint, és igen sok, az iratkezeléssel kapcsolatos szabályzatot, megszokott munkamódszert meg kell változtatni. Ehhez jelentős vezetői elkötelezettség, és valódi vezetői hatalom szükséges. A feladat megoldását lassítja, hogy a közigazgatási intézmények valós költségérzékenysége minimális, a hivatali vezetők nem igazán érdekeltek sem a létszám, sem a dologi költségek csökkentésében. További gondot jelent, hogy az elektronikus iratkezelés és iratarchiválás az iratkezelés és az informatikai biztonság újraszabályozása mellett sok esetben még további új szabályzatokat is igényel, mint például a jogosultságok a szervezeti és működési szabályzatokban foglalt általánosságoknál részletesebb és pontosabb leírását, amelynek megvalósítása során igen sok, már régen megoldásra váró szervezeti konfliktust is meg kell oldani.

A fentiek alapján érthető, hogy Magyarországon a közigazgatásban még alig terjedt el az iratok elektronikus úton történő tömeges kezelése, hiteles tárolása, archiválása. Pedig már nagyon itt lenne az ideje.